Jak prowadzić negocjacje biznesowe z Chińczykami?
jakibiznes.pl
Wyjeżdżając do Chin, zderzymy się z całkowicie inną kulturą biznesową, która dla nas – mieszkańców Zachodu, często będzie niezrozumiała. Nie jesteśmy zaznajomieni z takimi pojęciami jak ceremonialność, hierarchia, czy komunikacja wysoko-kontekstowa. Ważne jest zatem, aby przed wyjazdem zrobić swój „research” na ten temat. W ten sposób będziemy w stanie uniknąć nieporozumień i zaimponujemy swoim potencjalnym partnerom biznesowym. Podstawowe zasady odpowiedniej komunikacji przydadzą się przy imporcie z Chin.
Hierarchia i wizytówki
Podczas pierwszego spotkania najlepiej jest poczekać aż to druga strona zainicjuje przywitanie, by uniknąć faux pas. Może to być uścisk dłoni lub też ukłon. Bardzo ważna jest wymiana wizytówek, będąca pewnego rodzaju rytuałem. Należy zaopatrzyć się w ich odpowiednią ilość – musi ich bowiem starczyć dla każdego potencjalnego partnera biznesowego, z którym będziemy mieli do czynienia. Koniecznie musi znajdować się na niej nasze imię, nazwisko oraz zajmowane przez nas stanowisko wraz z nazwą firmy. W ten sposób nasz rozmówca określi nasze miejsce w hierarchii, a my będziemy wiedzieć z osobą na jakim szczeblu mamy do czynienia oraz jakim tytułem powinniśmy się do niej zwracać.
Należy pamiętać, by zawsze zwracać się tytułem i nazwiskiem, np. jeśli prowadzimy rozmowę z dyrektorem o nazwisku Li, musimy zwracać się do niego Dyrektorze Li.
Niezwykłym szacunkiem należy obdarowywać osoby starsze, które są uważane za najbardziej doświadczone. Dużym prawdopodobieństwem jest więc, że osoby te będą zajmowały najwyższe w firmie stanowiska. Należy upewnić się, że w zespole przeprowadzającym negocjacje jest wystarczająca liczba osób starszych, wyższych rangą, by pokazać drugiej stronie, że traktujemy ją poważnie.
Wizytówki zawsze wręczamy obiema rękami, a po ich otrzymaniu od rozmówcy należy dokładnie zapoznać się z ich treścią. Schowanie wizytówki do kieszeni spodni może zostać odebrane za zniewagę i narazić osobę wręczającą ją na utratę ,,twarzy’’ (面子 – mianzi) – czyli prestiżu, reputacji, czy honoru.
Mianzi (面子)
,,Mianzi’’ ma dla Chińczyków ogromne znaczenie. Zapoznanie się z tym pojęciem jest podstawą zrozumienia chińskiej kultury biznesu. Można komuś ,,dać twarz”, czyli uhonorować go i poprawić jego reputację lub też ,,zabrać twarz’’, czyli narazić go na wstyd. Bezpośrednie odmawianie, ukazywanie negatywnych emocji, czy swojego niezadowolenia może narazić naszego rozmówcę na jej utratę. W biznesie udana współpraca jest możliwe jedynie z osobami, które nie narażą swojego partnera na utratę mianzi.
Podczas negocjacji istotne jest więc, by zachować powściągliwość i nie okazywać zbyt dużo emocji. Nie należy uśmiechać się za dużo, nawet jeśli próbujemy być uprzejmi – uśmiech jest bowiem zarezerwowany także dla takich emocji jak złość, smutek, czy zawstydzenie.
Jeśli jednak nie możemy okazywać emocji i bezpośrednio odmawiać naszym przyszłym partnerom, skąd mamy wiedzieć, czy negocjacje idą po naszej myśli?
Mowa wysoko-kontekstowa
Trzeba uważnie słuchać chińskich partnerów biznesowych, cechuje ich bowiem wysoko-kontekstowy sposób wypowiedzi. Oznacza to, że konieczne jest „czytanie między wierszami”. Chiński rozmówca za wszelką cenę będzie unikał powiedzenia „nie”, ponieważ będzie to równoznaczne z przyznaniem się do porażki.
Należy zwracać uwagę na komunikację niewerbalną, czyli: gesty, ton mowy oraz warunki w jakich toczą się negocjacje. Chińczycy zamiast bezpośredniego ich zakończenia mogą bowiem np. wyłączyć klimatyzację w pokoju, by dać znać iż dobiegły one końca. Warto też zaznaczyć, iż Chińczycy nie lubią być dotykani przez nieznajomych, dlatego należy unikać kontaktu cielesnego.
Długoterminowość i guanxi (关系）
Trzeba pamiętać, iż proces negocjacyjny prawdopodobnie będzie trwał znacznie dłużej niż się tego spodziewamy. Chińczycy są nastawieni na długoterminowe partnerstwo i z tego względu będą chcieli lepiej poznać naszą firmę oraz pracowników zanim dojdzie do podpisania kontraktu. Ważnym elementem chińskiej kultury jest termin guanxi, który można przetłumaczyć jako nawiązywanie relacji, czy powiązań międzyludzkich. Przychylne nastawienie partnerów i dostrzeżenie przez nich korzyści z realizacji wspólnego projektu sprawią, że włożą oni wiele wysiłku w jego pomyślny przebieg.
Relacja wymaga budowania i pielęgnowania, a do jej stworzenia niezbędny będzie bezpośredni kontakt i zrozumienie swoich potrzeb. Musimy więc uzbroić się w cierpliwość i być gotowym do inwestycji sporej ilości czasu. Efekty działań będzie można zaobserwować dopiero po kilku lub kilkunastu miesiącach, możliwe, że nawet latach. Wynika to z innego postrzegania czasu i długoterminowego planowania ze strony chińskiej. Nie należy dać się zwieść ,,pustym obietnicom’’ i deklaracjom przyjaźni po pierwszych spotkaniach, a raczej traktować je jako chęć do kontynuowania relacji.
Dla przykładu, trzydniowy wyjazd to za mało, by zdobyć zaufanie chińskich partnerów i zbudować guanxi. Po jego zakończeniu trzeba będzie dbać o ciągłość kontaktu (np. poprzez maile) i odwzajemnić gościnność poprzez zaproszenie chińskiej delegacji do Polski. W czasie wyjazdu natomiast, to my jako goście będziemy zapraszani na różne lunche, obiady oraz inne rekreacyjne spotkania, mające fundamentalne znaczenie w budowaniu relacji.
Pory posiłków są niesamowicie ważne i będą uwzględnione w planie negocjacji, zazwyczaj poprzedzając je. W czasie jedzenia należy pamiętać o etykiecie. Pierwszy jeść zaczyna najwyższy w hierarchii gospodarz – jest to znak do rozpoczęcia uczty. Powinniśmy opanować sztukę jedzenia pałeczkami i pamiętać, że pełen, obfity stół ma świadczyć dobrze o gospodarzu. Należy spróbować każdej potrawy po trochu i chwalić to co jemy. Warto przygotować się na dużo hałasu przy stole i nie zwracać uwagi na siorbanie, czy bekanie – jest to bowiem sygnał iż posiłek jest smaczny. Zjedzenie wszystkiego z talerza będzie oznaczało dla gospodarza, iż wciąż jesteśmy głodni. Jeśli więc już się najedliśmy, odpowiednim jest pozostawienie po sobie jedzenia na talerzu, by dać o tym znać gospodarzowi.
Wspólne posiłki nie są czasem na interesy, lecz na bliższe poznanie się. Jako że jedną z najważniejszych rzeczy charakteryzujących Chińczyków jest przynależność do rodziny i skoncentrowanie się na niej, można spodziewać się pytań o rodzinę, stan cywilny, czy Polskę i naszą historię. Nie bądźmy zaskoczeni osobistymi pytaniami na temat pochodzenia i drogi zawodowej oraz komentarzami na temat wyglądu. Należy stanowczo unikać tematów związanych z Tajwanem, Tybetem, Hongkongiem, sytuacją Ujgurów w Chinach, czy prawami człowieka. Dobrym pomysłem byłoby natomiast zainteresowanie się historią Chin i okazanie podziwu ich kulturze.
Jak zrobić dobre wrażenie?
Istotne dla dobrej prezentacji naszej firmy są upominki, które są elementem obowiązkowym w chińskiej etykiecie. Ma to oczywiście związek z budowaniem guanxi. Warto zatem zwrócić uwagę, by wręczane prezenty nie były przypadkowe i zaznaczyć, że są one przeznaczone dla całego zespołu. Dobrym pomysłem jest wręczenie czegoś, co kojarzyć się będzie z naszym regionem, np. ceramika w tradycyjnych polskich wzorach, czy polski alkohol.
Należy także uważać, by nie złamać kulturowego tabu. Nigdy nie wręczamy niczego związanego z liczbą 4, czy w kolorze białym, niebieskim lub czarnym (symbolizują żałobę). Czerwony i złoty są natomiast kolorami szczęścia, a szczęśliwymi numerami są 6 i 8. Cenionymi prezentami są także takie o jasnym przeznaczeniu jak pióra, USB, czy gadżety kuchenne. Wartość prezentu w głównej mierze zależy od zażyłości pomiędzy obdarowującym i obdarowanym. Im silniejsze jest guanxi z inną osobą, tym większa powinna być nasza wdzięczność wyrażona w podarunku.
Dowiedz się więcej o prezentach w Chinach!
Podobnie jak w przypadku wizytówek, prezenty wręczamy oburącz. Zgodnie z etykietą, Chińczycy trzy razy odmówią zanim przyjmą prezent, należy jednak grzecznie nalegać. Zwyczajowo Chińczycy nie rozpakowują otrzymanych prezentów przy nas. Wręczanie ich zostawmy na koniec negocjacji.
Jeśli chodzi o dress code podczas negocjacji – zaleca się wybrać strój formalny i powściągliwy. Dla mężczyzn, najlepszym wyborem będzie klasyczny garnitur w ciemnym kolorze (granatowy, szary, czarny), a do tego biała koszula. Z kolei kobiety podczas takich spotkań powinny postawić na elegancką sukienkę, sięgającą za kolano.
Najnowsze komentarze