Czy warto inwestować w digitalizacje archiwum?
jakibiznes.pl
W dobie coraz większej ilości dokumentów utrzymanie archiwum staje się jeszcze bardziej kosztowne, a przede wszystkim odszukanie w nim dokumentów może zająć sporo czasu. Standardowe archiwum ma jeszcze inne wady – bez zrobienia kopii dokumentu kilku pracowników nie jest w stanie jednocześnie pracować z jednym dokumentem. Dodatkowo papierowe dokumenty są podatne na przypadki losowe – zagubienie, zniszczenie przez pracownika czy utracenie w momencie np. awarii i zalania pomieszczenia czy pożaru budynku. Dlatego z rozwiązaniem przychodzi zmiana papierowego archiwum na wersję cyfrową.
Digitalizacja archiwum
Wraz z rozwojem technologii coraz więcej przedsiębiorstw poważnie myśli o digitalizacji archiwum. Jest to możliwe dzięki profesjonalnemu sprzętowi i oprogramowaniu. Na rynku istnieją firmy, które dzięki odpowiednim skanerom i oprogramowaniu skanują dokumenty i od razu zdjęcia zamieniają na standardowy tekst. Dzięki temu praca na dokumentach tekstowych będzie znacznie łatwiejsza niż praca ze zdjęciem(skanem), a wyszukiwanie ich stanie się prostsze. Zmiana archiwum z papierowego na cyfrowe nie jest wcale trudnym i długotrwałym procesem. Najlepsze firmy w Polsce oferują taką usługę nawet na miejscu w firmie u klienta, więc nawet w ogromnych firmach, które posiadają spore przestrzenie biurowe przeznaczone na archiwa nie będzie to stanowiło dużego problemu.
Zalety digitalizacji archiwum
Zmiana archiwum papierowego na cyfrowe niesie za sobą wiele ułatwień i zalet:
- Mniejszy koszt obsługi takiego archiwum (standardowe archiwum papierowe to kolejne pomieszczenie, które trzeba wynajmować, ogrzewać, oświetlić itd., często do obsługi archiwum są zatrudniani kolejni pracownicy).
- Większe bezpieczeństwo – standardowe dokumenty papierowe mogą ulec zagubieniu, zniszczeniu lub utraceniu w przypadku pożaru, powodzi.
- Zmniejszenie potrzebnego czasu na wyszukiwanie dokumentów (wystarczy w komputerze wyszukać dokument zamiast chodzić do archiwum i odszukiwać dokumenty, które ktoś mógł akurat zabrać lub odłożyć w pośpiechu w inne miejsce).
- Możliwość pracy na jednym dokumencie przez wiele osób i z różnej lokalizacji – nie ma ograniczenia, że jeśli jeden pracownik potrzebuje danych dokumentów, to inny musi poczekać na koniec pracy tego pierwszego. Dostęp jest możliwy z wielu komputerów jednocześnie, nawet jeśli jesteś poza budynkiem firmy (o ile masz przyznany dostęp do archiwum danych spoza sieci firmowej).
- Łatwiejsze wyszukiwanie danych informacji, nawet jeśli nie wiesz, w którym dokumencie szukać. Dzięki cyfrowym wyszukiwarkom możesz po słowach kluczowych, datach czy nazwiskach osób dokonywać szerokich wyszukiwań znacznie ułatwiając sobie pracę.
- Łatwiejsze pilnowanie dat ważności dokumentów i utylizacja tych, których nie ma obowiązku już przechowywać.
Podsumouwjąc, digitalizacja archiwum to sposób nie tylko na ograniczenie kosztów, ale także zmniejszenie ilości obowiązków, pomieszczeń, którymi trzeba zarządzać i powiększenie bezpieczeństwa danych w firmie.
Najnowsze komentarze