Krajowy System e-Faktur bez stresu. Wszystko, co musi wiedzieć każdy przedsiębiorca
jakibiznes.pl
Zmiany często budzą opór i podobnie wygląda to w tej sytuacji. Mowa o Krajowym Systemie e-Faktur, który od 1 stycznia 2025 roku ma być obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Wciąż jednak wielu właścicieli, zwłaszcza małych podmiotów gospodarczych, nie wie, jak dokładnie ma działać to rozwiązanie i jak się do tego przygotować. Sprawdźmy więc, czym jest Krajowy System e-Faktur oraz czemu tak naprawdę ma służyć. Oto wszystkie niezbędne odpowiedzi!
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
W praktyce Krajowy System e-Faktur to po prostu system teleinformatyczny mający pozwalać na wystawianie faktur, a także ich przechowywanie oraz udostępnianie. Co ciekawe, Polska będzie czwartym państwem w Unii Europejskiej, które zdecydowało się na wdrożenie tego rozwiązania. Przyjęto je również we Włoszech, Portugalii, a także Hiszpanii.
Takie dokumenty mają być zapisywane w jednolitym formacie XML, dla łatwiejszego odczytu. Mają mieć też ustaloną strukturę z polami obligatoryjnymi, czyli takimi, które bezwzględnie trzeba uzupełnić, a także polami fakultatywnymi, które można uzupełnić. Te pierwsze to przede wszystkim dane sprzedawcy oraz nabywcy, data wystawienia faktury, a także data zrealizowania usługi (lub dostarczenia towarów).
Pamiętaj: obowiązek korzystania z KSeF wcześniej, bo od 1 stycznia 2024 roku będą mieć VAT-owcy. Jednak także firmy nieodprowadzające VAT-u mogą zacząć wdrażać się do jego obsługi wcześniej. Pozwala na to darmowe oprogramowanie testowe od Ministerstwa Finansów.
Jak wystawić fakturę?
Faktury będzie można wystawiać albo dzięki bezpłatnej aplikacji, która zapewniana jest przez Ministerstwo Finansów, albo przez płatne oprogramowanie komercyjne.
Po zalogowaniu do systemu kolejnym krokiem jest uzupełnienie rubryk. Niezbędne jest oznaczenie pól obligatoryjnych, w tym danych nabywcy i sprzedawcy, a także szczegółów dotyczących usługi lub dostarczonych towarów.
Następnie system zweryfikuje, czy faktura spełnia niezbędne kryteria. Jeśli nie, to zostanie ona automatycznie odrzucona. Jeśli natomiast dokument będzie poprawny, to zostanie mu nadany numer referencyjny z datą oraz godziną przetworzenia. Dane te pozwolą później na sprawdzenie, jaki jest status dokumentu.
Pamiętaj: faktury możesz wystawiać tylko wtedy, gdy pomyślnie przejdziesz proces uwierzytelniania, czyli zostanie zweryfikowana Twoja tożsamość. Pozwalają na to podpis elektroniczny albo pieczęć, podpis zaufany i Profil Zaufany.
Jakie mają być korzyści z KSeF dla firm?
System ma być nie tylko łatwy do użytkowania, ale również korzystny ze względu na inne czynniki. Najważniejsze z atutów to:
- skrócenie czasu otrzymywania zwrotu podatku VAT naliczonego z 60 do 40 dni,
- brak konieczności wystawiania duplikatów dokumentów,
- brak konieczności uciążliwego przechowywania faktur, co grozi zgubieniem lub zniszczeniem,
- łatwiejsze rozliczanie faktur korygujących,
- automatyzacja procesów fakturowania,
- mniej dokumentów do przekazania, gdyż dzięki KSeF podatnik nie będzie musiał już wysyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Korzyści będą też oczywiste dla fiskusa. Dane będą na bieżąco dostarczane do Ministerstwa Finansów, dzięki czemu możliwe okaże się szybsze wykrywanie różnego rodzaju nieprawidłowości. Ma to pomóc m.in. w uszczelnieniu systemu podatkowego.
Przedsiębiorcy nie powinni obawiać się Krajowego Systemu e-Faktur. Wręcz przeciwnie – mogą traktować go jako szansę na ułatwienie i przyspieszenie wielu procedur. Kluczem jest natomiast to, aby już teraz przygotować się do takiej zmiany i nie czekać na ostatni moment. Warto więc skorzystać z oprogramowania testowego Ministerstwa Finansów i sprawdzić, jak proces wygląda w praktyce. Dzięki temu w momencie, gdy nadejdzie obowiązek zmiany, będziemy do tego dobrze przygotowani.
Najnowsze komentarze