Przy sprzedaży w działalności gospodarczej data przychodu nie zawsze pokrywa się z dniem wpływu pieniędzy, wystawienia faktury ani wykonania świadczenia. W zasadzie ogólnej znaczenie ma rzeczywiste zdarzenie sprzedaży, z zastrzeżeniem właściwej faktury i uregulowania należności; odmienny moment może wynikać z wyjątku, takiego jak kasowy PIT.
Sprzedaż, faktura czy zapłata — ogólna zasada ustalania daty przychodu
Przy zwykłej sprzedaży w PIT przychód wiąże się z wydaniem towaru, zbyciem prawa albo wykonaniem świadczenia. Nie może jednak przypadać później niż dzień wystawienia właściwej faktury lub uregulowania należności — dlatego sama data przelewu nie wyznacza go automatycznie. Jeśli należność pozostaje niezapłacona, nie przesuwa to przychodu, który powstał wcześniej.
Przed zastosowaniem tej reguły trzeba ustalić, czego dotyczy wpływ i czy transakcja nie podlega odrębnemu rozwiązaniu. Rzeczywista zaliczka na przyszłe świadczenie wymaga sprawdzenia osobnego wyłączenia, a zasada ogólna nie służy do ustalania daty przychodu w każdym przypadku.
Jak ustalić dzień wydania towaru lub wykonania usługi
Dzień wydania towaru lub wykonania usługi ustala się na podstawie tego, kiedy rzeczywiście spełniono uzgodnione świadczenie, a nie wyłącznie daty widniejącej na dokumencie. Przy usłudze punktem odniesienia jest zakres zobowiązania z umowy: trzeba ocenić, czy wykonawca ukończył wszystkie uzgodnione elementy, czy też istotna część prac pozostawała jeszcze do wykonania.
Protokół odbioru jest dowodem, który należy zestawić z umową i przebiegiem prac. Jego późniejszy podpis nie przesuwa automatycznie daty wykonania, jeśli tylko potwierdza wcześniej przekazany rezultat; może mieć inne znaczenie, gdy odbiór stanowi element spełnienia świadczenia albo w chwili podpisu brakowało uzgodnionej części. Pomocne mogą być wersja przekazanego rezultatu, korespondencja, protokół i zakres poprawek. Sam planowany termin zakończenia ani data wpisu w programie księgowym nie przesądzają o rzeczywistym wykonaniu.
Usługi rozliczane okresowo i odpłatne etapy prac
Przy rzeczywiście okresowej usłudze przychód przypada co do zasady na ostatni dzień uzgodnionego okresu rozliczeniowego. Umowa powinna więc określać odcinki, za które rozliczana jest świadczona usługa.
Inaczej można oceniać wynagrodzenie za wyodrębniony, wykonany etap, jeśli jest on odpłatną częścią prac, a nie tylko kolejnym stopniem ich zaawansowania. Procent postępu nie przesądza o wykonaniu etapu. Rozstrzygający jest zakres faktycznie wykonanej, odpłatnie wyodrębnionej części świadczenia.
W praktyce trzeba zatem ustalić, czy płatność dotyczy usługi świadczonej i rozliczanej za uzgodniony okres, wynagrodzenia za wykonany etap, czy jedynie raty ceny za jedną usługę. Ta ostatnia sama nie tworzy ani okresu rozliczeniowego, ani odrębnego etapu prac.
Zaliczka, niezapłacona należność i faktura pro forma
Rzeczywista zaliczka wpłacona na przyszłe świadczenie co do zasady nie jest przychodem w metodzie ogólnej PIT. Znaczenie ma to, czego dotyczy wpłata: samo nazwanie jej zaliczką nie przesądza kwalifikacji, jeśli w rzeczywistości jest zapłatą za należne już wynagrodzenie. Odmienny wynik może wynikać z kasowego PIT.
Przy zwykłej sprzedaży brak przelewu ani odroczony termin płatności nie przesuwają przychodu. Niezapłacona należność nie staje się więc przychodem dopiero w dniu, w którym klient ureguluje fakturę.
Faktura pro forma nie wyznacza daty przychodu, bo sama nie jest właściwą fakturą dokumentującą sprzedaż. Inaczej może zadziałać właściwa faktura wystawiona za definitywne wynagrodzenie: może wskazać wcześniejszy moment powstania przychodu.
Kiedy datę przychodu zmienia kasowy PIT
Kasowy PIT zastępuje ogólną zasadę ustalania przychodu tylko w transakcjach objętych tą metodą — nie obejmuje automatycznie całej sprzedaży podatnika. Wymaga skutecznego wyboru i spełnienia warunków, a dotyczy m.in. odpowiednio udokumentowanych fakturą transakcji z przedsiębiorcami. Nie obejmuje zwykłej sprzedaży konsumentom; wyłączone są także m.in. określone transakcje z podmiotami powiązanymi lub z tzw. rajami podatkowymi oraz sprzedaż składników majątku ujętych w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
W kwalifikującej się transakcji przychód wiąże się z uregulowaniem należności, ale nie może być odraczany bez końca: obowiązuje ustawowa granica czasowa. Częściowa zapłata może oznaczać rozpoznanie odpowiadającej jej części przychodu; proporcję ustala się po oddzieleniu VAT. Dlatego sam wybór metody nie wystarcza — trzeba ocenić, czy spełnione są jej warunki i czy konkretna transakcja nie podlega wyłączeniu.