Ustalenie, kiedy ująć koszt w KPiR, nie zawsze sprowadza się do sprawdzenia daty faktury lub przelewu. Znaczenie ma najpierw kwalifikacja wydatku, a następnie przyjęta metoda rozliczenia i rodzaj kosztu; przy przełomie roku reguły te mogą przypisać wydatek do innego okresu, niż sugeruje data otrzymania dokumentu.
Co wyznacza moment ujęcia kosztu w KPiR
Moment ujęcia kosztu w KPiR ustala się dopiero po sprawdzeniu, czy wydatek może być kosztem podatkowym i w jakiej kwocie. Następnie trzeba rozpoznać metodę rozliczenia oraz kategorię kosztu, ponieważ od tych reguł zależy przypisanie go do okresu. Sama data wpisania wydatku do programu nie przesądza o jego podatkowym ujęciu.
Data dokumentu a data zapłaty przy metodzie uproszczonej
Przy zwykłym koszcie rozliczanym metodą uproszczoną rok ujęcia w KPiR zasadniczo wyznacza data wystawienia właściwego dokumentu, a nie dzień zapłaty. Odroczenie płatności nie przesuwa więc samo w sobie kosztu na późniejszy rok. Ta reguła nie oznacza jednak, że metoda uproszczona jest kasowym PIT.
Inaczej rozlicza się odpowiednie koszty B2B objęte kasowym PIT: potrącenie zależy od uregulowania zobowiązania, ale nie może nastąpić przed poniesieniem kosztu. Przy płatności częściowej można uwzględnić odpowiadającą jej część kosztu, po oddzieleniu VAT podlegającego odliczeniu. Odpisy amortyzacyjne podlegają odrębnej regule. Oznaczenie faktury jako rozliczanej metodą kasową w VAT dostawcy samo w sobie nie przesądza o kasowym PIT nabywcy.
Metoda memoriałowa a koszty na przełomie roku
W metodzie memoriałowej koszt przypisuje się do roku zgodnie z jego związkiem z przychodem albo okresem, którego dotyczy. Koszt bezpośredni ujmuje się przy przychodzie, z którym jest powiązany. Jeśli zostaje poniesiony po zakończeniu roku, może być przypisany do roku tego przychodu, gdy nastąpi to do dnia złożenia zeznania, nie później jednak niż do ustawowego terminu jego złożenia. Koszt poniesiony po tej granicy podlega regule właściwej dla kolejnego roku.
Inaczej rozlicza się koszt pośredni obejmujący okres dłuższy niż rok podatkowy: dzieli się go między lata według rzeczywistej wartości świadczenia przypadającej na każdy z nich, a jeśli nie da się jej ustalić — proporcjonalnie do długości okresu. Późniejsze otrzymanie dokumentu samo w sobie nie przesądza o przesunięciu kosztu na następny rok; nie należy go utożsamiać z poniesieniem kosztu po zakończeniu roku.
Wyjątki od ogólnych zasad
Ogólna reguła nie wystarcza przy szczególnych kategoriach kosztów: wynagrodzenia, składki, odsetki i amortyzacja podlegają odrębnym zasadom rozliczenia. Nie należy więc wyznaczać ich momentu ujęcia wyłącznie na podstawie reguł właściwych dla zwykłego wydatku. Podobnie składnik majątku wymaga oceny jego wartości i sposobu rozliczenia — nie zawsze ujmuje się go bezpośrednio jako bieżący koszt.
Osobno trzeba rozpatrywać VAT: jego okres i kwota rozliczenia nie muszą odpowiadać ujęciu kosztu w PIT, a odliczalny VAT nie stanowi zwykłego kosztu. Również korekta zależy od przyczyny: zmiana transakcji lub błąd to inna sytuacja niż pierwsze ujęcie wcześniej pominiętego dokumentu. Późne otrzymanie pierwotnej faktury samo w sobie nie zmienia transakcji ani nie daje podstawy do dowolnego wyboru daty zapisu.