Przy rozliczeniach walutowych w KPiR sama zmiana kursu nie przesądza o tym, czy pojawi się przychód, czy koszt — znaczenie ma rodzaj rozliczanej pozycji. Różnice związane z należnością ze sprzedaży i zobowiązaniem za zakup mogą mieć odmienny skutek przy tym samym kierunku zmiany wartości, a odrębnie rozlicza się własne środki walutowe.
Różnice kursowe od należności ze sprzedaży: kiedy powstaje przychód, a kiedy koszt
Przy należności ze sprzedaży w walucie porównuje się pierwotną złotową wartość przychodu z wartością zapłaty wyrażoną w złotych. Różnica kursowa jest rozliczana odrębnie od przychodu wykazanego przy sprzedaży, a o jej kwalifikacji decyduje kierunek tej zmiany.
Jeśli zapłata ma wyższą wartość złotową niż pierwotny przychód, powstaje dodatnia różnica kursowa, która zwiększa przychody. Gdy wartość zapłaty jest niższa, powstaje różnica ujemna zwiększająca koszty.
Różnice kursowe od zobowiązań za zakupy: kiedy zwiększają przychody, a kiedy koszty
Przy zobowiązaniu za zakup porównuje się pierwotny koszt wyrażony w złotych z wartością zapłaty. Jeśli zapłata ma wyższą wartość, rozliczenie jest mniej korzystne i powstaje ujemna różnica kursowa zwiększająca koszty. Gdy zapłata ma wartość niższą, powstaje dodatnia różnica zwiększająca przychody.
Różnica kursowa jest odrębna od wydatku: rozlicza tylko zmianę między pierwotną wartością kosztu a wartością zapłaty. Nie oznacza ponownego ujęcia całej kwoty faktury jako kosztu.
Różnice kursowe od własnych środków walutowych
Różnica od własnych środków wynika ze zmiany wartości konkretnej partii waluty między jej wpływem lub nabyciem a rozchodem na cel gospodarczy. Nie jest ponownym przeliczeniem faktury: przy jednej płatności może równolegle wystąpić różnica dotycząca zobowiązania i odrębna różnica dotycząca wykorzystanej waluty.
Żeby ustalić wartość rozchodu, trzeba zachować historię wpływów i wydatków oraz konsekwentnie identyfikować partię, z której pochodzi użyta kwota, na przykład stosując metodę FIFO. Przelew między własnymi rachunkami sam w sobie nie rozpoczyna historii waluty od nowa.
Kiedy rozliczyć różnicę i jak ustalić jej wartość w KPiR
Podatkową różnicę kursową rozlicza się po zapłacie albo innym skutecznym uregulowaniu należności lub zobowiązania; sama wycena niezrealizowanej pozycji na koniec roku jej nie tworzy. W KPiR różnica jest odrębnym rozliczeniem od pierwotnego zapisu przychodu lub kosztu. Aby ustalić jej wartość, trzeba zestawić wartości dotyczące tej samej transakcji i tej samej rozliczonej części.
- Ustal dni podatkowe osobno dla wartości pierwotnej i dla rozliczenia. To według nich przelicza się odpowiednie kwoty na złote.
- Dobierz kurs właściwy dla każdej z tych wartości. Kurs faktycznie zastosowany wymaga rzeczywistej operacji wymiany; gdy nie ma właściwego kursu faktycznego, stosuje się kurs referencyjny przewidziany przepisami.
- Porównaj odpowiadające kwoty — przy płatności częściowej tylko wartości tej części, którą faktycznie uregulowano. Nie zestawiaj całej wartości dokumentu z częściową zapłatą.
- Udokumentuj obliczenie, zachowując podstawę pierwotnego przeliczenia i rozliczenia oraz sposób ustalenia porównywanych wartości. VAT, który nie stanowi przychodu ani kosztu podatkowego, nie powiększa automatycznie podstawy różnicy kursowej dla PIT.
Właściwe ujęcie w KPiR zależy od zasad prowadzenia ewidencji; bez ich potwierdzenia nie należy przypisywać różnicy do konkretnej kolumny.