Przy korekcie kosztów w KPiR istotne jest rozróżnienie, czy zmieniła się cena prawidłowo ujętego zakupu, czy też pierwotny zapis zawierał błąd. Te sytuacje mogą wymagać rozliczenia w różnych okresach, a sam rok zakupu nie przesądza o terminie korekty. Osobno ustala się, jaka część kosztu faktycznie podlega zmianie.
Rabat lub zwrot zakupu: okres ujęcia korekty przy nowym zdarzeniu
Jeśli zakup został prawidłowo ujęty, a rabat przyznano później, obniżenie kosztu rozlicza się co do zasady w okresie otrzymania dokumentu korygującego. Nie przesądza o tym sam rok zakupu. Także późniejszy przelew od dostawcy nie wyznacza okresu korekty i sam w sobie nie uzasadnia ponownego zmniejszenia zwykłego kosztu. Przy reklamacji, której rozliczenie nie zostało jeszcze uzgodnione, samo zgłoszenie nie zawsze oznacza ostateczną zmianę kosztu.
Przy częściowym zwrocie korekta obejmuje wartość zwróconej części, a nie całego pierwotnego zakupu; trzeba powiązać zwracane towary z dokumentem obniżającym cenę i uwzględnić właściwą wartość podatkową. Ilość zapasu należy uzgodnić z remanentem, aby ten sam zwrot nie wpłynął na wynik podatkowy podwójnie.
Błąd w pierwotnym koszcie: korekta właściwego wcześniejszego okresu
Jeśli koszt od początku ujęto nieprawidłowo, korekta odnosi się do okresu, w którym powstał błąd — nie do chwili jego wykrycia. Ustal, czy pomyłka dotyczyła na przykład ilości, ceny, obliczenia, podwójnego wpisu albo kwalifikacji wydatku, a następnie odtwórz prawidłową kwotę na podstawie faktów i dokumentów z tamtego okresu. Późniejsze ujawnienie omyłki nie zmienia jej w nową okoliczność.
Jeżeli błąd dotyczy zamkniętego roku, sprawdź również jego wpływ na złożone zeznanie PIT i dalsze rozliczenia; sama korekta zapisu w KPiR nie przesądza, czy trzeba zmienić zeznanie. Inaczej jest, gdy zakup pierwotnie ujęto prawidłowo, a dopiero później zmieniła się cena — sam fakt, że zakup pochodzi z poprzedniego roku, nie oznacza wtedy błędu w tamtym rozliczeniu.
Jak ustalić datę otrzymania faktury korygującej
Przy korekcie wynikającej z nowego zdarzenia ustal, kiedy dokument prawnie otrzymał nabywca — zasadniczo od tej daty zależy okres ujęcia korekty. Nie utożsamiaj jej automatycznie z datą wystawienia faktury ani z dniem, w którym przedsiębiorca przekazał ją księgowej.
Datę otrzymania trzeba ustalić z uwzględnieniem sposobu doręczenia. Przy fakturze ustrukturyzowanej zastosuj właściwe dla niej reguły; samo otwarcie dokumentu przez księgową nie zawsze wyznacza datę otrzymania przez nabywcę. Opóźnienie w przekazaniu dokumentu do księgowości nie zmienia samo w sobie tej daty.
Jak ustalić kwotę korekty na podstawie kosztu ujętego w KPiR
Kwotę korekty ustalaj od kosztu faktycznie rozpoznanego podatkowo, a nie automatycznie od całej kwoty brutto dokumentu korygującego. Sprawdź, jaka część pierwotnego wydatku została ujęta w kosztach KPiR. Jeśli VAT podlegał odliczeniu albo część wydatku nie stanowiła kosztu podatkowego, kwota korekty nie powinna obejmować tych części w zakresie, w jakim nie pomniejszyły wcześniej kosztów.
Przy stosowaniu kasowej metody PIT potrzebna jest odrębna weryfikacja pierwotnego ujęcia. W szczególności zmiana ceny nie pomniejsza automatycznie kosztu, który w metodzie kasowej nie został jeszcze potrącony.
Osobnego uzgodnienia wymaga korekta ceny składnika majątku rozliczanego przez amortyzację: trzeba zestawić zmienioną wartość z odpisami już zaliczonymi do kosztów i przyszłymi odpisami. Sam rabat nie przesądza o jednorazowym zmniejszeniu kosztów o całą jego kwotę.
Co zrobić, gdy zmniejszenie kosztów przekracza koszty okresu
Jeśli bieżące zmniejszenie kosztów przewyższa koszty dostępne w okresie, pomniejsz koszty do ich dostępnej wysokości. Nierozliczona nadwyżka zwiększa przychody.